Scandlines Procurement besteht aus zwei Abteilungen: Catering-Retail Category Management und Group Procurement. Wir unterstützen das Unternehmen, indem wir die geschäftlichen Anforderungen auf die effizienteste Art und Weise mit dem Markt in Einklang bringen. Für uns geht es bei der Beschaffung um viel mehr als nur um Kosten, und bei jeder unserer Ausschreibungen sind Sicherheit, Qualität, Innovation und Nachhaltigkeit die wichtigsten Auswahlkriterien.

Darüber hinaus unterstützt Procurement die „grüne Agenda“ von Scandlines, die sich an mehreren UN-Zielen für nachhaltige Entwicklung orientiert. Bevor Sie etablierter Lieferant von Scandlines werden können, führen wir eine gründliche Bewertung Ihres Unternehmens durch. Diese sogenannte „Lieferantenprüfung“ umfasst unter anderem eine Bewertung der Nachhaltigkeit und der Compliance sowie eine Überprüfung der Bonität Ihres Unternehmens.

Wir möchten, dass unsere Zusammenarbeit mit den Lieferanten für beide Seiten vorteilhaft ist, und streben in allem, was wir tun, nach Transparenz und Fairness. Weitere Einzelheiten zu unserer Arbeitsweise finden Sie in den nachstehenden Kapiteln.

  • Scandlines hat eine digitale Agenda, weshalb wir unsere Beschaffungsprojekte auf unserer digitalen Beschaffungsplattform Scanmarket ausführen. Als integrierte Source-to-Contract-Lösung bietet die Scanmarket-Plattform zahlreiche Vorteile sowohl für Scandlines als auch für die Lieferanten, die wir zu Ausschreibungen einladen. Mehr über die Lösung erfahren Sie hier.

    Einsatz von E-Auktionen und Auktionsgrundsätze

    Scandlines setzt bei einigen Ausschreibungen E-Auktionen ein, um das Gewinnerangebot zu ermitteln. E-Auktionen bieten Transparenz sowohl für Scandlines als auch für die Ausschreibungsteilnehmer. Um einen fairen und reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten, beachtet und befolgt Scandlines die folgenden Grundsätze:

    • Nur Lieferanten, die unser Prüfverfahren durchlaufen haben und somit als auswählbar gelten, werden zu einer E-Auktion eingeladen. Somit hat bei einer E-Auktion jeder Lieferant die Chance, den Zuschlag zu erhalten.
    • Alle prozessrelevanten Informationen und Schulungen werden gleichmäßig an alle Auktionsteilnehmer verteilt.
    • Scandlines hält sich an das Ergebnis unserer E-Auktionen gemäß unseren Vergabegrundsätzen. Diese umfassen immer den Preis, können aber auch nicht-preisliche Parameter wie Qualität, Service, Zahlungsbedingungen oder Vertragsbedingungen beinhalten.
    • E-Auktionen kommen nur zum Einsatz, wenn bei einer Ausschreibung echter Wettbewerb herrscht und mindestens zwei Bieter teilnehmen.

    Wir erwarten von den teilnehmenden Lieferanten, dass sie:

    • einen einzigen Ansprechpartner für die Teilnahme an der E-Auktion zur Verfügung stellen
    • sich vor der Auktion mit unserem Tool Scanmarket vertraut machen – bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter oder führen sogar eine Demonstration durch
    • verstehen, dass alle Angebote nach ihrer Abgabe rechtsverbindlich und gültig sind
    • sich engagiert an der Auktion beteiligen!

    Was die teilnehmenden Lieferanten von Scandlines erwarten können:

    • Wir gewährleisten „gleiche Ausgangsbedingungen“ für die Lieferanten, indem wir ihnen die gleichen Schulungen und Informationen über den Prozess zur Verfügung stellen.
    • Engagierte Durchführung der E-Auktion. Der Gewinner der Auktion erhält den Zuschlag. Angebote, die nicht rechtzeitig eintreffen, oder Versuche, unseren Prozess zu beeinflussen, werden nicht akzeptiert. Bei Zuwiderhandeln ist eine zukünftige Teilnahme an E-Auktionen von Scandlines ausgeschlossen
    • Direkte Kommunikationsmöglichkeiten im Falle technischer Probleme
  • Die Themen Compliance und Ethik sind uns wichtig, da wir hinsichtlich Integrität, Ehrlichkeit und angemessenen Verhaltens nach höchsten Standards arbeiten möchten. Aus diesem Grund haben wir für unsere Lieferanten einen Verhaltenskodex erarbeitet, der auch Bestandteil unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen ist.

    Gern können Sie sich direkt an uns wenden, falls Sie Fragen zu Scandlines‘ Compliance-Programm oder Bedenken bzw. Beschwerden bezüglich der Einhaltung von Gesetzen und Regeln durch Scandlines haben: Email: Compliance@scandlines.com

    Zwar bevorzugen wir bei etwaigen Compliance-Bedenken, die Sie als Kunde oder Geschäftspartner von Scandlines haben könnten, stets ein persönliches Gespräch, dennoch bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, solche Bedenken über unser kostenfreies Hinweisgebersystem mitzuteilen. 
     
    Deutschland (kostenfrei aus Deutschland): +49 (0)800 33 01 132
    Dänemark (kostenfrei aus Dänemark): +45 70 30 00 43 

    https://scandlines.whistleblowernetwork.net
     
    Wir werden allen geäußerten Bedenken nachgehen und im Bedarfsfall angemessene Maßnahmen treffen.

  • Rechnungen für die Lieferungen von Waren und Dienstleistungen müssen an die auf dem Auftrag angegebene Rechnungsadresse gesendet werden oder an eine der folgenden Emailadressen in Deutschland und Dänemark:

    Fragen bezüglich Zahlungen sind an die jeweils zuständige Abteilung Kreditorenbuchhaltung zu richten, gemäß Liste der Unternehmen.

    Des Weiteren geht aus unseren Aufträgen hervor, ob die Lieferung mehrwertsteuerfrei ist oder ob die normale Mehrwertsteuer berechnet werden soll.

    Die Rechnungen müssen mit dem Namen des Empfängers, Scandlines‘ Bestellnummer und den jeweiligen Positionsnummern gekennzeichnet werden.

    Auf Rechnungen bezüglich Lieferungen an deutsche Unternehmen müssen sowohl die Ust-IdNr. als auch die MwSt-Nr. angegeben werden. Rechnungen an dänische und schwedische Unternehmen müssen mit der entsprechenden CVR-Nr. des Unternehmens gekennzeichnet werden.

    Die entsprechenden Ust-Id Nr. und CVR/MwSt Nr. für die einzelnen Unternehmen entnehmen Sie der folgenden Liste.

  • Allgemeines

    Soweit in der Bestellung nichts anderes enthalten oder zwischen den Parteien schriftlich vereinbart ist, gelten diese nachstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen (die „Bedingungen“) für alle Güter und Dienstleistungen (die „Liefergegenstände“) des Lieferanten (der „Lieferant“) an Scandlines und mit ihm verbundene Unternehmen (der „Käufer“).

    Allgemeine Geschäftsbedingungen des Lieferanten, die als Bestandteil der Verkaufsunterlagen oder an anderer Stelle erscheinen, haben keine Gültigkeit und werden nicht berücksichtigt. Dies gilt unabhängig davon, wann diese vorgelegt werden.

    Auftragsbestätigung

    Als gültige Auftragsbestätigung ist eine schriftliche Bestätigung erforderlich, die z. B. durch Rücksendung einer vom Lieferanten ordnungsgemäß unterzeichneten Kopie der Bestellung des Käufers als Anerkennung dieser Bedingungen erfolgt.

    Einreichung von Bestellungen 

    Unabhängig davon, was unter der Überschrift „Auftragsbestätigung“ angegeben ist, akzeptieren sowohl der Käufer als auch der Lieferant, dass Bestellungen mit verbindlicher Wirkung auf elektronischem Wege abgegeben werden können. Diese Bedingungen gelten auch für Bestellungen, die elektronisch übermittelt werden. Sollte der Lieferant eine elektronisch übermittelte Bestellung ablehnen wollen, muss dies spätestens 3 Tage nach Eingang der Bestellung entweder schriftlich oder elektronisch auf dem gleichen Wege, wie die Bestellung ausgelöst wurde, erfolgen.

    Lieferung

    Der Lieferant ist verpflichtet, die Liefergegenstände in Übereinstimmung mit den in der Bestellung genannten Bedingungen/Beschreibungen/Eigenschaften zu liefern. Abweichungen sind ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Käufers nicht zulässig. Die Lieferung erfolgt gemäß den INCOTERMS 2020 Klausel DPU an die vom Käufer angegebene Lieferadresse.

    Der in der Bestellung angegebene Liefertermin ist unbedingt einzuhalten.

    Die Liefergegenstände gelten als geliefert, wenn sie am Lieferort eingetroffen und für den Käufer annehmbar sind. Alle Verpackungen und Dokumente, die zur Lieferung gehören, müssen eindeutig mit einer Bestellnummer, der Menge jedes in der Lieferung enthaltenen Artikels, und dem Namen des Lieferorts (Name des Schiffs, BorderShop usw.)  gekennzeichnet sein. Beschriftungen (Aufkleber/Etiketten) müssen an der Außenseite der Lieferung, an der Stirnseite der Palette, befestigt sein. Die Zusammenfassung mehrerer Bestellungen zu einer Lieferung ist nicht zulässig. Die maximale, zulässige Palettenhöhe beträgt 170 cm. Paletten müssen zum Schutz vor wetterbedingter Nässe mit zwei Lagen Schrumpffolie verpackt sein. Schwere Kartons sind unten auf der Palette und leichte Kartons oben zu platzieren. Alle Kartons müssen transportierbar sein. Die Anlieferung von Paletten und Kartons erfolgt ausschließlich zwischen 7:00 – 10:00 Uhr. Stellt der Käufer fest, dass die Liefergegenstände mangelhaft sind, nicht den in der Bestellung angegebenen Eigenschaften entsprechen oder eine nicht zufriedenstellende Qualität aufweisen, kann der Käufer die Liefergegenstände auf Rechnung und Gefahr des Lieferanten gegen volle Erstattung und Gutschrift aller angefallenen Kosten zurücksenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Kosten für Zwischenlagerung, Verpackung, Bearbeitung und Transport.

    Höhere Gewalt

    Wird die rechtzeitige Lieferung durch Krieg, Mobilmachung, Einfuhrverbot, Feuer, Explosion, Streik, Aussperrung, Naturkatastrophen oder nachhaltige Störungen in der Energieversorgung („höhere Gewalt“) behindert oder verhindert, so verschiebt sich die Lieferung um die Dauer der verzögernden Umstände.

    Unter solchen Umständen obliegt es dem Lieferanten, unverzüglich wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um mit allen möglichen Mitteln die Behinderung/Verhinderung zu überwinden oder die Auswirkungen der höheren Gewalt so weit wie möglich zu verringern.

    Der Lieferant ist verpflichtet, den Käufer innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden der höheren Gewalt schriftlich zu benachrichtigen, indem er Grund und Art des Auftretens der höheren Gewalt und die voraussichtliche Dauer mitteilt, sowie dem Käufer eine zufriedenstellende Dokumentation des Auftretens zukommen lässt. Der Lieferant ist verpflichtet, den Käufer zu informieren, wenn die Ereignisse höherer Gewalt tatsächlich beendet sind.

    Der Lieferant ist darüber hinaus verpflichtet, auf Empfehlung des Käufers solche Bestellungen und/oder Änderungen vorzunehmen, die die verzögernde Wirkung der höheren Gewalt beseitigen oder verringern können.

    Zahlungsbedingungen 

    Zahlungsbedingungen: Laufender Monat plus 30 Tage nach Lieferung und Eingang einer vollständigen und korrekten Rechnung beim Käufer.

    Der Käufer ist berechtigt, jede Verbindlichkeit, die der Lieferant dem Käufer schuldet, zu verrechnen oder von der Zahlung einer Rechnung abzuziehen.

    Preiskonditionen

    Alle Preise verstehen sich in EUR und ohne Mehrwertsteuer, sofern in der Bestellung nichts anderes angegeben ist. Alle Preise sind fest und können nicht geändert werden. Preisanpassungen aufgrund von Kostenänderungen beim Lieferanten und/oder Währungsschwankungen werden ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Käufers nicht akzeptiert.

    Enthält die Bestellung Vereinbarungen über Preis- und/oder Währungsanpassungen, so obliegt es dem Lieferanten, das Vorliegen der Voraussetzungen der geforderten Anpassungen ausreichend zu dokumentieren.

    Mängel und Gewährleistung

    Der Lieferant gewährleistet, dass die Liefergegenstände für einen Zeitraum von mindestens 24 Monaten ab Lieferung bzw. 12 Monaten ab Inbetriebnahme (Abnahmetest), je nachdem, was später eintritt, (a) den für den jeweiligen Liefergegenstand geltenden Industrienormen entsprechen, (b) die in der Bestellung festgelegten Anforderungen erfüllen und (c) frei von Mängeln jeglicher Art sind (die „Gewährleistung“).

    Entsprechen die Liefergegenstände nicht der Gewährleistung, so muss der Lieferant (nach Wahl des Käufers) die betreffenden Liefergegenstände unverzüglich auf eigene Kosten nachbessern, austauschen oder neu liefern, und zwar in Übereinstimmung mit diesen Bedingungen.

    Für neue Geräte oder Komponenten, die im Rahmen der Gewährleistung repariert oder ausgetauscht werden, gilt eine zusätzliche Gewährleistung von 6 Monaten ab der Reparatur oder dem Austausch oder innerhalb der normalen Gewährleistungszeit, je nachdem, welcher Zeitraum der längere ist. Die Bedingungen für solche Reparaturarbeiten sind die gleichen wie für die ursprüngliche Lieferung.

    Beanstandet der Käufer eine Lieferung als mangelhaft, so hat der Lieferant die Liefergegenstände zu ersetzen und auf Verlangen des Käufers nachzuliefern. Wird die Nachlieferung nicht unverzüglich veranlasst, so ist der Käufer berechtigt, nach vorheriger Benachrichtigung des Lieferanten auf dessen Rechnung und Gefahr anderweitig Ersatz zu beschaffen.

    Der Käufer hat das Recht, die Waren, Materialien und Teile vor der Annahme der Lieferung zu untersuchen, was den Käufer nicht seiner sonstigen Rechte gemäß diesem Vertrag beraubt oder die Verantwortlichkeiten des Lieferanten verringert.

    Weist die Lieferung innerhalb der Gewährleistungsfrist Fehler oder Mängel auf, so ist der Lieferant verpflichtet, nach Wahl des Käufers die fehlerhaften Teile unentgeltlich nachzubessern oder auszutauschen. Wird die Nachbesserung nicht innerhalb der vom Käufer verlangten Frist durchgeführt, so ist der Käufer berechtigt, die Nachbesserung nach vorheriger Benachrichtigung des Lieferanten auf Kosten des Lieferanten durch eine andere Stelle ausführen zu lassen. Für die Nachbesserung oder Ersatzlieferung hat der Käufer unter Berücksichtigung der Beschaffenheit der Liefergegenstände eine angemessene Frist einzuräumen. Bestehen wesentliche Fehler und Mängel auch nach Durchführung von Nachbesserungsmaßnahmen durch den Lieferanten weiterhin, so kann der Käufer nach seiner Wahl vom Vertrag zurücktreten und volle Gutschrift verlangen.

    Umfassen die Liefergegenstände Leistungen, die bei ihrer Erbringung nicht der vereinbarten Beschaffenheit entsprechen, so hat der Lieferant nach Wahl des Käufers die Leistungen unverzüglich und ohne Kosten für den Käufer nach Maßgabe dieses Vertrages und der jeweiligen Bestellung so nachzubessern, dass sie der vereinbarten Beschaffenheit entsprechen. Nach Wahl des Käufers kann der Käufer auf Rechnung und Gefahr des Lieferanten auch Ersatzleistungen aus einer anderen Quelle beziehen, sofern er den Lieferanten vorher benachrichtigt.

    Die Gewährleistung schließt die Transportkosten zum ursprünglichen Lieferort ein. Wünscht der Lieferant die Rücksendung der mangelhaften Teile, so gehen die Transportkosten zu seinen Lasten.

    Die Gewährleistungsrechte nach dieser Klausel lassen die sonstigen Rechte des Käufers nach diesen Bedingungen oder nach dem Gesetz unberührt.

    Produkthaftung

    Für alle Liefergegenstände, die Produkte sind, gilt das EU-Recht in Verbindung mit dem nationalen dänischen bzw. deutschen Produkthaftungsgesetz (soweit anwendbar).

    Wird der Käufer oder der Lieferant von einem Dritten im Zusammenhang mit den vertragsgegenständlichen Liefergegenständen gerichtlich oder außergerichtlich in Anspruch genommen, so ist die jeweils andere Partei unverzüglich zu informieren.

    Der Lieferant kann sich nicht unter Berufung auf seine Verkaufsbedingungen, Ausschreibungsunterlagen, Bestellbestätigungen oder sonstige Unterlagen, Erklärungen oder Begebenheiten von der Verantwortung lösen.

    Der Lieferant stellt den Käufer von jeglicher Haftung und von Ansprüchen Dritter frei, die im Zusammenhang mit den in den Liefergegenständen enthaltenen Produkten entstehen und Tod, Personenschaden, Sach- oder Drittschäden verursachen.

    Der Lieferant ist verpflichtet, die Klage bei dem Gericht oder der Schiedsstelle zu akzeptieren, das/die für die Schadensersatzansprüche gegen den Käufer zuständig ist, die vom Käufer als durch die Lieferung des Lieferanten verursacht angesehen werden.

    Meinungsverschiedenheiten und geltendes Recht

    Diese Bedingungen unterliegen dem dänischen Recht. Die Parteien werden sich bemühen, etwaige Streitigkeiten gütlich beizulegen. Falls dies nicht gelingt, werden alle Streitigkeiten vom See- und Handelsgericht in Kopenhagen, Dänemark, entschieden.

    Verzögerung

    Wird die vereinbarte Lieferzeit nicht eingehalten, hat der Käufer, sofern die Verzögerung nicht durch den Käufer oder durch höhere Gewalt verursacht wurde, Anspruch auf eine pauschale Entschädigung in Höhe von 0,5 % des Gesamtbestellpreises pro angefangene Woche der Verzögerung, maximal jedoch 10 % des Gesamtbestellpreises.

    Darüber hinaus kann der Käufer im Falle einer Lieferverzögerung von mehr als 1 Woche ab dem gewünschten Liefertermin nach eigenem Ermessen:

    (a) die betreffende Bestellung stornieren, ohne dass der Käufer eine weitere Verpflichtung zur Entgegennahme der Liefergegenstände oder anderweitig eingeht;

    (b) eine vollständige Rückerstattung aller vom Käufer an den Lieferanten in Bezug auf die Bestellung gezahlten Beträge verlangen; und

    (c) die Liefergegenstände bei einem Dritten bestellen und die dadurch entstehenden Mehrkosten beim Lieferanten geltend machen.
     

    Ethik - Verhaltenskodex für Lieferanten

    Alle an den Käufer gelieferten Liefergegenstände müssen mit der geringstmöglichen Auswirkung auf die Umwelt und den Menschen hergestellt und geliefert werden, wobei die Sicherheit der Menschen höchste Priorität hat. Alle Liefergegenstände müssen in Übereinstimmung mit den Grundsätzen des Verhaltenskodex des Käufers (Scandlines´ Verhaltenskodex für Lieferanten ) erbracht werden, der hiermit durch Verweis und in seiner jeweils gültigen Form Bestandteil dieser Bedingungen oder eines anderen Liefervertrages ist.

  • Bitte richten Sie alle Mitteilungen direkt an Ihren Ansprechpartner bei Scandlines. Bei allgemeineren Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an die folgende Adresse:

    Bier, Erfrischungsgetränke und Spirituosen: Martin Olsen unter martin.olsen@scandlines.com

    Weine, Champagner und Spirituosen: Torben Merrild unter torben.merrild@scandlines.com

    Süßwaren, Spielzeug, Elektronik, Haushalt und Sonstiges: Allan Frydenlund unter allan.frydenlund@scandlines.com

    Parfüm, Kosmetika und Accessoires: Mette B. Richardt at mette.b.richardt@scandlines.com

  • Bitte richten Sie alle Mitteilungen direkt an Ihren Ansprechpartner bei Scandlines. Bei allgemeineren Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an die folgende Adresse:

    Für Anfragen zu Dänemark: purchase.dk@scandlines.com 

    Für Anfragen zu Deutschland: purchase.de@scandlines.com