Scandlines Procurement besteht aus zwei Abteilungen: Catering-Retail Category Management und Group Procurement. Wir unterstützen das Unternehmen, indem wir die geschäftlichen Anforderungen auf die effizienteste Art und Weise mit dem Markt in Einklang bringen. Für uns geht es bei der Beschaffung um viel mehr als nur um Kosten, und bei jeder unserer Ausschreibungen sind Sicherheit, Qualität, Innovation und Nachhaltigkeit die wichtigsten Auswahlkriterien.

Darüber hinaus unterstützt Procurement die „grüne Agenda“ von Scandlines, die sich an mehreren UN-Zielen für nachhaltige Entwicklung orientiert. Bevor Sie etablierter Lieferant von Scandlines werden können, führen wir eine gründliche Bewertung Ihres Unternehmens durch. Diese sogenannte „Lieferantenprüfung“ umfasst unter anderem eine Bewertung der Nachhaltigkeit und der Compliance sowie eine Überprüfung der Bonität Ihres Unternehmens.

Wir möchten, dass unsere Zusammenarbeit mit den Lieferanten für beide Seiten vorteilhaft ist, und streben in allem, was wir tun, nach Transparenz und Fairness. Weitere Einzelheiten zu unserer Arbeitsweise finden Sie in den nachstehenden Kapiteln.

  • Scandlines hat eine digitale Agenda, weshalb wir unsere Beschaffungsprojekte auf unserer digitalen Beschaffungsplattform Scanmarket ausführen. Als integrierte Source-to-Contract-Lösung bietet die Scanmarket-Plattform zahlreiche Vorteile sowohl für Scandlines als auch für die Lieferanten, die wir zu Ausschreibungen einladen. Mehr über die Lösung erfahren Sie hier.

    Einsatz von E-Auktionen und Auktionsgrundsätze

    Scandlines setzt bei einigen Ausschreibungen E-Auktionen ein, um das Gewinnerangebot zu ermitteln. E-Auktionen bieten Transparenz sowohl für Scandlines als auch für die Ausschreibungsteilnehmer. Um einen fairen und reibungslosen Ablauf des Prozesses zu gewährleisten, beachtet und befolgt Scandlines die folgenden Grundsätze:

    • Nur Lieferanten, die unser Prüfverfahren durchlaufen haben und somit als auswählbar gelten, werden zu einer E-Auktion eingeladen. Somit hat bei einer E-Auktion jeder Lieferant die Chance, den Zuschlag zu erhalten.
    • Alle prozessrelevanten Informationen und Schulungen werden gleichmäßig an alle Auktionsteilnehmer verteilt.
    • Scandlines hält sich an das Ergebnis unserer E-Auktionen gemäß unseren Vergabegrundsätzen. Diese umfassen immer den Preis, können aber auch nicht-preisliche Parameter wie Qualität, Service, Zahlungsbedingungen oder Vertragsbedingungen beinhalten.
    • E-Auktionen kommen nur zum Einsatz, wenn bei einer Ausschreibung echter Wettbewerb herrscht und mindestens zwei Bieter teilnehmen.

    Wir erwarten von den teilnehmenden Lieferanten, dass sie:

    • einen einzigen Ansprechpartner für die Teilnahme an der E-Auktion zur Verfügung stellen
    • sich vor der Auktion mit unserem Tool Scanmarket vertraut machen – bei Fragen helfen wir Ihnen gerne weiter oder führen sogar eine Demonstration durch
    • verstehen, dass alle Angebote nach ihrer Abgabe rechtsverbindlich und gültig sind
    • sich engagiert an der Auktion beteiligen!

    Was die teilnehmenden Lieferanten von Scandlines erwarten können:

    • Wir gewährleisten „gleiche Ausgangsbedingungen“ für die Lieferanten, indem wir ihnen die gleichen Schulungen und Informationen über den Prozess zur Verfügung stellen.
    • Engagierte Durchführung der E-Auktion. Der Gewinner der Auktion erhält den Zuschlag. Angebote, die nicht rechtzeitig eintreffen, oder Versuche, unseren Prozess zu beeinflussen, werden nicht akzeptiert. Bei Zuwiderhandeln ist eine zukünftige Teilnahme an E-Auktionen von Scandlines ausgeschlossen
    • Direkte Kommunikationsmöglichkeiten im Falle technischer Probleme
  • Die Themen Compliance und Ethik sind uns wichtig, da wir hinsichtlich Integrität, Ehrlichkeit und angemessenen Verhaltens nach höchsten Standards arbeiten möchten. Aus diesem Grund haben wir für unsere Lieferanten einen Verhaltenskodex erarbeitet, der auch Bestandteil unserer allgemeinen Geschäftsbedingungen ist.

    Gern können Sie sich direkt an uns wenden, falls Sie Fragen zu Scandlines‘ Compliance-Programm oder Bedenken bzw. Beschwerden bezüglich der Einhaltung von Gesetzen und Regeln durch Scandlines haben: Email: Compliance@scandlines.com

    Zwar bevorzugen wir bei etwaigen Compliance-Bedenken, die Sie als Kunde oder Geschäftspartner von Scandlines haben könnten, stets ein persönliches Gespräch, dennoch bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, solche Bedenken über unser kostenfreies Hinweisgebersystem mitzuteilen. 
     
    Deutschland (kostenfrei aus Deutschland): +49 (0)800 33 01 132
    Dänemark (kostenfrei aus Dänemark): +45 70 30 00 43 

    https://scandlines.whistleblowernetwork.net
     
    Wir werden allen geäußerten Bedenken nachgehen und im Bedarfsfall angemessene Maßnahmen treffen.

  • Rechnungen für die Lieferungen von Waren und Dienstleistungen müssen an die auf dem Auftrag angegebene Rechnungsadresse gesendet werden oder an eine der folgenden Emailadressen in Deutschland und Dänemark:

    Fragen bezüglich Zahlungen sind an die jeweils zuständige Abteilung Kreditorenbuchhaltung zu richten, gemäß Liste der Unternehmen.

    Des Weiteren geht aus unseren Aufträgen hervor, ob die Lieferung mehrwertsteuerfrei ist oder ob die normale Mehrwertsteuer berechnet werden soll.

    Die Rechnungen müssen mit dem Namen des Empfängers, Scandlines‘ Bestellnummer und den jeweiligen Positionsnummern gekennzeichnet werden.

    Auf Rechnungen bezüglich Lieferungen an deutsche Unternehmen müssen sowohl die Ust-IdNr. als auch die MwSt-Nr. angegeben werden. Rechnungen an dänische und schwedische Unternehmen müssen mit der entsprechenden CVR-Nr. des Unternehmens gekennzeichnet werden.

    Die entsprechenden Ust-Id Nr. und CVR/MwSt Nr. für die einzelnen Unternehmen entnehmen Sie der folgenden Liste.

  • Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind die rechtlichen Standardbedingungen, die für alle Lieferungen an Scandlines gelten, wenn kein ausdrücklicher, formeller Vertrag vorhanden ist. Beachten Sie, dass jeder Lieferant von Scandlines einen Verhaltenskodex unterzeichnet haben muss. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt „Compliance“ weiter oben.

    Allgemein

    Wenn nichts Gegenteiliges in der Bestellung enthalten ist oder anderweitig schriftlich zwischen den Parteien vereinbart wurde, gelten die nachstehend bezeichneten Bedingungen für alle Lieferungen von Waren und Dienstleistungen an Scandlines und verbundene Unternehmen (nachfolgend der Käufer genannt). Allgemeine Bedingungen des Lieferanten, die als ein Teil der Verkaufsdokumente zutage treten, werden nicht berücksichtigt. Dies gilt ungeachtet dessen, wann diese vorgelegt werden.

    Auftragsbestätigung

    Als gültige Auftragsbestätigung ist eine schriftliche Bestätigung erforderlich, z. B. indem eine Kopie der Bestellung des Käufers vom Lieferanten in Anerkennung der Bedingungen ordnungsgemäß unterzeichnet zurückgesandt wird.

    Vorlage von Bestellungen 

    Ungeachtet dessen, was unter der Überschrift ‘Auftragsbestätigung’ angegeben wurde, akzeptieren sowohl der Käufer als auch der Verkäufer, dass Bestellungen mit bindender Wirkung elektronisch übermittelt werden können.
    Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für Bestellungen, die elektronisch übermittelt werden. Sollte der Verkäufer wünschen, eine elektronisch übermittelte Bestellung abzulehnen, muss eine solche Ablehnung schriftlich und innerhalb von 3 Tagen nach Eingang der Bestellung erfolgen.

    Lieferung

    Der Lieferant ist verpflichtet, in Übereinstimmung mit den Konditionen/Beschreibungen, die in der Bestellung angegeben wurden, zu liefern. Die Lieferung darf frühestens 8 Tage vor dem in der Bestellung angegebenen Liefertermin erfolgen. Abweichungen werden nicht ohne vorherige schriftliche Bestätigung durch den Käufer akzeptiert. Die Lieferungen haben in Übereinstimmung mit den INCO-Terms 2010, C&F (Kosten und Fracht) an die vom Käufer angegebene Lieferadresse zu erfolgen.

    Der in der Bestellung angegebene Liefertermin muss genau eingehalten werden.

    Die Lieferung gilt als erfolgt, wenn sie am Lieferort angekommen ist und für den Käufer annehmbar ist. Für den Fall, dass der Käufer feststellt, dass die Lieferung die Spezifikationen, wie in der Bestellung angegeben, nicht erfüllt, oder dass sie von nicht zufriedenstellender Qualität ist, kann der Käufer die Lieferung auf Kosten und Risiko des Lieferanten mit voller Gutschrift aller entstandener Kosten zurücksenden, einschließlich– aber nicht hierauf beschränkt – Kosten für vorübergehende Lagerung, Verpackung, Handling und Transport.

    Höhere Gewalt

    Für den Fall, dass die termingerechte Lieferung in Folge von Krieg, Mobilmachung, Importverbot, Brand, Explosion, Streik,Aussperrung, Naturkatastrophen oder andauernder Unterbrechung der Energieversorgung be- oder verhindert wird, wird die Lieferung um einen Zeitraum verschoben, der der Dauer des den Aufschub bedingenden Zustandes entspricht. 

    Unter solchen Umständen ist der Lieferant dafür verantwortlich, umgehende und wirksame Maßnahmen mit allen ihm zur Verfügung stehenden Mitteln zu ergreifen, um die Verzögerung zu beheben oder die Auswirkungen im größtmöglichen Umfang zu reduzieren.

    Der Lieferant ist verpflichtet, den Käufer innerhalb von 24 Stunden, nachdem ihm die Behinderung bekannt wurde, schriftlich zu informieren, unter Bekanntgabe des Grundes, der Art des aufgetretenen Ereignisses und der zu erwartenden Dauer, und dem Käufer ausreichend Nachweise über das aufgetretene Ereignis zukommen zu lassen. Der Lieferant ist verpflichtet, den Käufer zu informieren, wenn die Behinderung tatsächlich beendet ist.

    Zahlungsbedingungen 

    Die Zahlungsbedingungen sind Monatsende + 35 Tage ab dem Monat der Lieferung. Alle Beträge, die der Käufer als Folge der Lieferung oder Beziehung mit dem Lieferanten fordert, können von der Zahlung des Käufers an den Lieferanten abgezogen werden.

    Preiskonditionen

    Alle Preise werden in Dänischen Kronen (DKK) ausschließlich MWSt. angegeben, es sei denn, es wurde in der Bestellung etwas Anderes angegeben. Alle Preise sind fest und können nicht geändert werden. Preisanpassungen aufgrund von Änderungen der Kosten, die dem Lieferanten entstehen, und/oder Währungsschwankungen werden keinesfalls ohne vorherige schriftliche Annahme durch den Käufer akzeptiert.

    Falls die Bestellung Vereinbarungen über Preis- und/oder Währungsanpassungen enthält, ist der Lieferant dafür verantwortlich, ausreichend Nachweise für die verlangten Anpassungen vorzulegen.

    Mängel und Garantie

    Der Lieferant garantiert, dass die Lieferung die in der Bestellung angegebenen Spezifikationen erfüllt.

    Die Garantie gilt für 18 Monate, gerechnet ab dem Lieferdatum, bzw. 12 Monate ab dem Tag der Inbetriebnahme, je nachdem,was zuerst für die neue Ausstattung oder das neue Teil erfolgt ist. Nach der Reparatur deckt die Garantie 6 Monate ab dem Tag der Inbetriebnahme ab.

    Die Garantie deckt alle Aspekte hinsichtlich Konstruktion, Material, Lieferbestandteile, Verarbeitung und Verpackung ab.

    Falls der Käufer die Annahme einer Lieferung verweigert hat, muss der Lieferant auf Verlangen des Käufers eine solche verweigerte Lieferung ersetzen. Falls ein solcher Ersatz nicht ohne Verzögerung erfolgt, kann der Käufer den Ersatz von einem Dritten auf Kosten und Risiko des Original-Lieferanten kaufen. Der Zugang des Käufers zur Prüfung der Lieferung, der Materialien, der Bestandteile oder Teile hiervon erfolgt unter Vorbehalt bezüglich der Rechte des Käufers, wie hier beschrieben.

    Falls innerhalb des Garantiezeitraumes Mängel oder Defekte an der Lieferung entdeckt werden, muss der Lieferant ohne weitere Zusatzkosten derartige Mängel oder Defekte beheben. Es liegt im Ermessen des Käufers, ob der Lieferant die fehlerhaften Teile in eigener Regie ersetzen muss oder ob der Lieferant den Käufer mit den Ersatzteilen ausstattet, so dass dieser dann die Reparaturen auf Kosten des Lieferanten durchführen lassen kann. Ungeachtet der Entscheidung des Käufers dürfen keine Extrakosten zu Lasten des Käufers entstehen. Falls die erforderliche Maßnahme vom Lieferanten nicht ohne Verzögerung durchgeführt wird, kann der Käufer die notwendige Abhilfemaßnahme auf Kosten des Lieferanten durchführen lassen. Falls es sich bei dem Mangel oder Defekt um einen wesentlichen Fehler hinsichtlich Menge oder Qualität handelt, kann der Käufer nach seinem Ermessen den Kauf gänzlich stornieren ohne jedwede Kosten.

    Für Lieferungen, oder Teillieferungen, die als Folge von früheren Mängeln oder Defekten im Rahmen der Lieferantengarantie erfolgten, gelten die vorstehend angegebenen Bedingungen für einen Zeitraum von 18 Monaten ab dem Liefertermin, oder 12 Monate ab Inbetriebnahme, je nachdem, was zuerst für diese Ersatz-Lieferungen erfolgt ist.

    Produkthaftung

    Für alle Lieferungen, die an den Käufer erfolgen, gilt generell dänisches Recht in Verbindung mit EU-Recht.

    Für den Fall, dass ein Dritter Forderungen unter Berufung auf Produkthaftung gegen den Käufer oder den Lieferanten stellt, hat die fragliche Partei ohne Verzögerung die andere Partei schriftlich darüber zu informieren.

    Der Lieferant ist verpflichtet, gerichtliche Auseinandersetzungen vor dem Gericht oder der Schlichtungsstelle zu akzeptieren, welche/s die Forderungen auf Schadensersatz gegenüber dem Käufer bearbeitet, und welche laut Käufer durch die Lieferung des Lieferanten verursacht wurden.

    Der Lieferant kann seine Haftung bezüglich des Vorstehenden nicht ausschließen in Verkaufsbedingungen, Ausschreibungsdokumenten, Auftragsbestätigungen oder jedweden anderen Dokumenten, die im Zusammenhang oder auch nicht im Zusammenhang mit den Geschäften zwischen dem Käufer und dem Lieferanten stehen.

    Unstimmigkeiten und geltendes Recht

    Alle Unstimmigkeiten, die in Folge der Geschäfte zwischen dem Käufer und dem Lieferanten unter Umständen entstehen, sind gütlich zu regeln. Schlägt dies fehl, sind alle Unstimmigkeiten von dem Seefahrts- und Handelsgericht in Kopenhagen, Dänemark, zu regeln.

    Alle Geschäfte zwischen dem Käufer und dem Lieferanten unterliegen den Gesetzen des Königreichs Dänemark.

    Vertragsstrafe

    Falls die Lieferung nicht termingerecht erfolgt, kann der Käufer die Zahlung einer Vertragsstrafe verlangen, es sei denn, die Verzögerung wird durch den Käufer oder durch Höhere Gewalt verursacht.

    Eine Vertragsstrafe beläuft sich auf 0,5 % pro begonnene Verzögerungswoche, aber auf maximal 10% des Gesamtauftragswertes. 07.11.2013
     

    Verhaltenskodex für Lieferanten

    Alle Leistungen sind in Übereinstimmung mit den Prinzipien zu erbringen, die in Scandlines´ Verhaltenskodex für Lieferanten niedergelegt sind, der in seiner jeweils geltenden Fassung hiermit als integraler Bestandteil in den Vertrag einbezogen wird.

  • Bitte richten Sie alle Mitteilungen direkt an Ihren Ansprechpartner bei Scandlines. Bei allgemeineren Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an die folgende Adresse:

    Bier, Erfrischungsgetränke und Spirituosen: Martin Olsen unter martin.olsen@scandlines.com

    Weine, Champagner und Spirituosen: Torben Merrild unter torben.merrild@scandlines.com

    Süßwaren, Spielzeug, Elektronik, Haushalt und Sonstiges: Allan Frydenlund unter allan.frydenlund@scandlines.com

    Parfüm, Kosmetika und Accessoires: Mette B. Richardt at mette.b.richardt@scandlines.com

  • Bitte richten Sie alle Mitteilungen direkt an Ihren Ansprechpartner bei Scandlines. Bei allgemeineren Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an die folgende Adresse:

    Für Anfragen zu Dänemark: purchase.dk@scandlines.com 

    Für Anfragen zu Deutschland: purchase.de@scandlines.com